Boas Práticas Para Reuniões – Parte 1: Distribuição de Poder e Boas práticas em geral

Continuando com a série de publicações relacionadas com boas práticas de organização, desta vez compartilhamos algumas reflexões sobre como organizar reuniões levando em conta valores como descentralização de poder, cultura de segurança e autonomia.

Boas práticas de comunicação são um elemento cultural que ajuda a manter o nosso ativismo funcionando, e as reuniões são atividades que possuem papel central na organização dos grupos para o cumprimento de seus objetivos.

Desta forma, lançaremos três publicações que visam compartilhar um compilado de reflexões e práticas associadas com reuniões. Nosso foco são as reuniões online, porém, vamos iniciar falando sobre acordos gerais, com alguns apontamentos sobre relações de poder e boas práticas.

As práticas não são “regras” estritas que precisam ser seguidas em toda reunião, mas um apanhado de orientações que podemos considerar interessantes (ou não) para o nosso contexto. É importante observar se estamos de fato as colocando em prática, e se elas estão tornando nossas reuniões melhores, tendo em vista os valores que prezamos e os objetivos que queremos alcançar.


Distribuição de Poder e Boas práticas em geral

São muitos os fatores que vão influenciar no bom andamento de uma reunião. É muito importante prestarmos atenção no seguinte: em muitos casos as reuniões são um dos poucos momentos de interação entre o grupo todo, e as dinâmicas da reunião vão influenciar bastante no andamento do grupo posteriormente.

Antes de tudo, como o poder está distribuído?

Não é possível falarmos de uma reunião de pessoas sem ter atenção para as relações de poder envolvidas. Aqui, nosso valor fundamental é a horizontalidade.Ou seja, buscamos garantir espaço de fala para todo mundo e uma escuta que some de nossas potências. Seja entre amigos, na família ou no trabalho, as relações de poder visíveis e invisíveis determinarão o andamento da reunião e o seu resultado, independente de quão brilhante for a sua ideia ou descontente você estiver.

Entre os poderes visíveis, temos:
Tom de fala, forma de olhar, gestos: agressividade e firmeza numa posição são comumente considerados sinais positivos numa disputa. Porém, se o objetivo da conversa não é ver quem está certo ou errado, então isso pode ser sinal de abuso ou desespero (ou os dois). Se esse é “o seu jeito”, preste atenção para ver se ele ajuda o grupo.
Arranjo físico do espaço: alguém na cabeceira de uma mesa comprida consegue ver todo mundo, ao passo que quem estiver na lateral terá sempre um pequeno número de pessoas no seu campo de visão. Diferenças de altura também podem acarretar diferenças de poder. Fontes de ruído assim como de luz podem atrapalhar a comunicação.
Retórica: por mais “visível”/audível que uma fala seja, existem diversas sutilezas no ato discursivo que buscam convencer os outros, independente dos argumentos serem bons ou ruins. Ser um argumento bom ou não também é uma questão retórica, então é preciso ter atenção na linha de raciocínio para não cair em (ou usar) argumentos de autoridade, apelos emocionais infundados, chantagens, entre outros.
Acesso a ferramentas: internet, celular, transporte, dinheiro, materiais gráficos, etc.

E entre os poderes invisíveis, temos:
Privilégios: qualquer sociedade autoritária como a nossa está estruturada de maneira a forçar (independente da sua vontade) que algumas pessoas tenham mais poder que outras. As diferenças entre as pessoas não precisam ser vistas como diferenças inerentes de poder. Elas podem ser formas complementares de poder. Entretanto, isso ainda é utópico, então preste atenção em quem está na sua reunião e o que a sociedade te concede e o que ela te tira.
Estados psíquicos: a energia e a vontade de cada pessoa no momento da reunião são sempre diferentes. Isso influencia, por exemplo, na paciência e na empolgação individual, resultando sempre num efeito coletivo.
Influência no grupo: cada par de pessoas tem um nível diferente de afinidade entre si.
Acesso a informações: algumas pessoas sabem mais sobre o que está acontecendo do que outras.
Tempo disponível: o tempo que cada pessoa tem para se dedicar ao grupo, à pauta da reunião previamente, e o tempo que dispõe para assumir tarefas. Isso pode ser visível ou invisível.
Capital cultural: o conhecimento e as habilidades intelectuais acumulados que cada pessoa tem e que lhe conferem poder e status social.

É claro que outros poderes podem ainda estar envolvidos, mas foram esses que conseguimos pensar até agora

O que queremos com nossa reunião?

Com as dinâmicas de poder mais ou menos claras, agora podemos começar a pensar onde queremos chegar com uma reunião.

Nossa intenção é fazer a reunião acontecer bem e, ao mesmo tempo, diminuir as dinâmicas nocivas de poder.

Tendo a autonomia como valor-guia, constantemente estaremos oscilando entre dois objetivos: tomar decisões e entender as pessoas (encaminhar ações e discutir com atenção). Muitas vezes, uma coisa leva à outra, mas nem sempre. Buscar que a reunião seja encaminhativa a qualquer custo, na maioria das vezes, leva ao abuso de poder ou ao afastamento. Por outro lado, já presenciamos diversas reuniões extremamente enfadonhas quando uma pessoa ou outra usava seu tempo de fala (e extrapolava-o) para contar seus problemas pessoais e angústias. Não é isso que queremos.

Lembre-se: a reunião é apenas um instante no acontecimento social, na vida do grupo. Ela não deve ser o único nem o derradeiro momento de conversa. Garanta que existam outros espaços para trocas.

Boas práticas em geral

Para que qualquer reunião tenha mais chances de acontecer bem, alguns pontos parecem ser fundamentais. Lembre-se que a reunião é um acontecimento coletivo e não um lugar para ficar famoso ou ver suas ideias serem aceitas.

PREPARANDO-SE: dicas para fazer antes de ir pra reunião:

  • Pontualidade: busque chegar um pouco mais cedo para trocar ideia, saber das novidades, arrumar o espaço. Reserve a comunicação à distância (email, w-ap, chat) para MARCAR encontros e não o contrário.
  • Equipamentos: se você precisa de alguma coisa para que a reunião aconteça (cadeiras, comida, fone de ouvido, etc.), prepare com antecedência.
  • Local: ajude a preparar o local para que todo mundo se sinta à vontade. Tenha comida, banheiro e almofadas ou cadeiras disponíveis. Um local protegido das intempéries (sol, chuva, vento, ruído) também é importante.
  • Pauta: pense no que você quer levar para a reunião e estude. Se possível, compartilhe previamente seus pontos de interesse com o grupo. Reflita antecipadamente sobre os pontos alheios também.
  • Comunicação: todas as pessoas que querem que a reunião aconteça podem buscar saber se todo mundo foi informado. Basta que uma pessoa fique responsável pelo chamado, mas nada impede que você pergunte e informe as outras.

Logo que as pessoas estiverem reunidas, escolham uma pessoa para servir de coordenadora. A coordenação tem o papel de manter a engrenagem azeitada. Ela está ali para fazer os acordos coletivos acontecerem. Escolher uma coordenadora é uma tentativa de evitar que as pessoas se sintam perseguidas quando quebram as regras da reunião sem perceber. Escolham também uma anotadora. Ela fará a ata e trará de volta algum ponto já acordado para esclarecimento, se for necessário.

REALIZANDO: durante a reunião, fique atenta aos acordos e às dinâmicas de poder:

  • Celular: ao chegar no local, desligue seu celular. Caso precise mantê-lo ligado, avise as outras pessoas e coloque-o no modo silencioso. Se a reunião for tratar de assuntos sensíveis ou sigilosos, desligue o aparelho e coloque-o junto com os outros dentro de uma bolsa LONGE da reunião (em outro cômodo, dentro de um carro, etc.).
  • Pauta: são os pontos a serem discutidos na reunião. Prepare-os antecipadamente. Garanta que todo mundo sabe antecipadamente do que será tratado na reunião. Tentem chegar num consenso sobre a prioridade das pautas. Essa discussão é importante para saber o quê e por quê cada ponto da pauta é importante para as pessoas. Se essa discussão encalhar, faça uma votação qualitativa: cada pessoa dá sua opinião sobre os níveis de prioridades das pautas entre si e, quando todo mundo tiver terminado, a soma dos níveis definirá a ordem das pautas (ver a seção FERRAMENTAS).
  • Término: decidam um bom horário para terminar a reunião. (CONTROVÉRSIA: Caso uma decisão seja urgente e não se tenha chegado a um consenso, lembre-se da diversidade de táticas: ajude no que quer ajudar, não atrapalhe naquilo que não é do seu interesse. Não “assine” sua ação como sendo do grupo. Unicamente nesses casos, é melhor agir, mesmo que sem unidade, do que culpar os outros por não ter feito o que você queria. Deixe aberto ao grupo a possibilidade de te apoiar nas consequências ou não.)
  • Pausa (opcional): caso haja bastante tempo (mais de 2h), programe uma pausa.
  • Disposição das pessoas no espaço: evite desnível de altura e distância. O círculo tem se mostrado, há muitas décadas (talvez milhares de anos), ideal para isso. Caso queiram experimentar, vejam se, ao retirar um pouco de poder de quem tem, a dinâmica do grupo melhora: disponham as pessoas mais confiantes, com algum privilégio ou que estão mais à vontade para falar em público atrás ou abaixo das outras.
  • Inscrição: Uma das formas de se inscrever para discutir algum ponto da pauta é levantando a mão para que as outras pessoas vejam que você tem algo a dizer. Você então espera a pessoa que está com a palavra terminar e então começa. Se houver muita gente, a coordenadora pode ficar responsável por “fazer uma fila” anotando as pessoas inscritas por ordem de chegada. É comum que aqueles que querem discutir a presente pauta tenham prioridade sobre quem quer mudar para um próximo ponto ou voltar em algo que já foi discutido. Esse acordo deve ficar claro no início da reunião e a coordenadora poderá interromper quando notar que alguém está mudando de pauta. É importante lembrar que a inscrição ativa (“quero me inscrever agora”) favorece as pessoas que já têm poder em público. Uma dinâmica para tentar mudar isso é usar a inscrição passiva: todas as pessoas estão inscritas de início, ou seja, todo mundo tem a oportunidade de dar sua opinião se quiser. Nesse caso, é imporatnte controlar o tempo além de que todos saibam o que está sendo feito: juntando opiniões, elencando prós de uma proposta, ou os contras, ou dando informes, etc. Sempre que alguém sair do que está sendo feito naquele momento, a coordenadora deve poder interromper e retornar ao fio da meada. Claro que numa assembleia, a inscrição passiva é impraticável, o que mostra para que tipo de dinâmica de poder ela foi feita (meia dúzia de oradores carismáticos convencendo e comandando a massa).
  • Fala: esse é o nosso principal meio de expressão durante uma reunião. Gestos e olhares também são importantes, eles completam o que está sendo dito. É pela fala que nosso poder se manifesta ativamente (os privilégios e outras formas de poder também estarão presentes mais passivamente, porém serão tão efetivas quanto a fala. Fique atenta).
    • Sempre que necessário, a coordenadora pode lembrar as pessoas a serem mais claras e concisas. Se você achar que precisa de mais tempo para esclarecer seu ponto, avise e sugira você mesma um tempo para que a coordenadora te ajude a terminar.
    • Evite interromper a fala de alguém: isso atrapalha o raciocínio dela e mina sua expressão de poder. Combinem previamente que a coordenadora seja a única a poder interromper a fala de alguém.
    • Quando for sua vez de falar, fique dentro da pauta. Fale o que desejar sobre AQUELE ponto específico. Evite falar de outros pontos da pauta ou de assuntos fora da pauta.
  • Ata: a ata é o resumo da reunião e contém o que foi decidido. Cada encaminhamento deve ter uma responsável e uma data para realização, quando possível. A anotadora enviará a ata para todas as pessoas relacionadas à reunião (presentes ou não). É importante que a ata fique aberta para melhorias e correções.

Uma vez tendo se tornado um hábito, essas dicas farão das suas reuniões momentos muito mais agradáveis, pois você sabe, mais ou menos, o que vai encontrar.

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